CSVをExcelで開くと文字化けする場合

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   元のCSVを残す

   POSや予約サービスからダウンロードした元ファイルをそのまま残します。文字化けしたExcel画面では上書き保存をせずに閉じます。すでに変更して保存した場合は、可能なら出力元から同じ期間のCSVを再取得します。お客さまの情報が含まれるファイルを、外部の変換サイトへ送ることから始めないでください。

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   データの読み込みを使う

   空のExcelブックを開き、データ取得のテキスト・CSVから読み込む機能を選び、元のCSVを指定します。プレビューで日本語と列を見ます。文字コードの選択がある場合は、出力元が示すUTF-8などへ合わせて確認します。区切り文字も確認してから読み込みます。

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   文字・列・数字を確認する

   料理名や備考の日本語、日付と金額、列数を数行見比べます。文字化けが直っても、商品コードの先頭ゼロや日付が変わる場合があります。元の出力元と同じかを見たうえで、作業用のExcel形式で保存します。元CSVは確認用に残します。

文字コードを確かめる

CSVは、表の文字を一定のルールで保存したテキストファイルです。書き出す側と読み込む側で文字の扱いが違うと、日本語が崩れて見える場合があります。MicrosoftのUTF-8読み込みガイドでは、UTF-8のCSVを通常どおり開ける条件と、データ取得を使う方法が説明されています。

例えば料理名が読めない記号に変わっていても、元ファイルが壊れているとは限りません。元CSVを保持し、取り込み画面で正しい日本語が出るかを試します。Excelで文字化けしたものを保存してしまうと、再読み込みしても元の文字を戻せない場合があるため、先に出力元のデータを確保します。

UTF-8の読み込み方

Microsoftは、UTF-8で保存したCSVにBOMという識別の情報がある場合、通常どおり開けると案内しています。そうでない場合は、Power Queryなどのデータ取得やテキストの取り込みを使う方法が示されています。店主がBOMを手で付ける作業から始めなくても、Excelの読み込み機能で試せます。

出力元に『Excel向けCSV』『UTF-8』『Shift_JIS』などの選択があるなら、そのサービスの説明を確認します。サービスが用意した別形式で解決する場合もあります。ただしファイル名の拡張子を変えるだけでは文字の保存形式は変わりません。正しい出力方法か、Excel側の読込方法を選びます。

列の区切りも一緒に見る

読み込みのプレビューでは、文字だけでなく列の区切りを見ます。日付、商品名、金額が別の列へ入っているか、備考に含まれるカンマなどで列がずれていないかを確認します。正しい料理名が見えたことだけで、本番の売上集計へ使えるとは判断しません。

例えば一行目の見出しが『日付・商品コード・商品名・売上』なら、同じ四項目が対応する列へ入っているかを見ます。CSVの形式を店で作り直す必要があるのか、読み込み設定だけで済むのかは、元のファイルとプレビューで分けられます。手作業で日本語をすべて打ち直す前に試してください。

元の数字を変えない

日本語が読める状態になったら、金額や件数を元のサービスと数行だけ比較します。先頭ゼロを含むコードや電話番号は、計算する数値ではなく文字として取り込む必要がある場合があります。長いコードが指数のような表示へ変わっていないかも見ます。

CSVにはExcelブックの表示形式や複数シートの設定がそのまま入るわけではありません。Microsoftのファイル形式ガイドは、CSVなどへ保存した場合に形式ごとの扱いがあることを説明しています。店内で整えた表を保管するなら、作業用をExcel形式にし、次にCSVが必要なときは用途に合わせて別に書き出します。

担当へ渡す依頼文

文例：『【サービス名】から【期間】のCSVを出し、【Excelの版・端末】で開くと商品名が文字化けします。元CSVは保存しています。テキスト・CSVの読込で文字コードと区切りを確認し、日付・金額・商品コードが変わらないように取り込みたいです。』版が分からなければ、Excelを使う端末と画面の情報を伝えるだけでも構いません。

外へサンプルを渡すなら、実際のお客さまの氏名や連絡先を除いた少数の行を用意します。形式を調べるだけなら、架空の商品名と金額で問題を再現できる場合があります。毎回同じ作業が必要になれば、保存した取り込み設定を再利用できるか、出力元の設定を変えられるかを相談します。

最後に確認すること

• 文字化けした状態で元CSVを上書きしていない
• 取り込みプレビューで日本語と列を確認した
• 日付・金額・先頭ゼロも元のデータと比べた