Excelの商品一覧は重複を確認してから直す

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   元の一覧をコピーする

   商品マスターや仕入れ先一覧の作業用コピーを作ります。これは、同じ商品を一件として登録する一覧なのか、毎回の取引明細なのかを先に確認します。重複を調べる列は、商品名だけでなく、店が使う商品コードなどを候補にします。

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   重複候補を強調する

   Excelで対象列を選び、ホームの条件付き書式から、セルの強調表示ルールの重複する値を選びます。色が付いたものを候補として見比べます。色は同じ値があることを示すだけで、その行が不要だと決めるものではありません。

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   残す行と使われ方を確認する

   商品コード、仕入れ先、容量・単位、ほかの表から参照される情報を確認します。同じ商品ならどちらを今後使うか決め、関連する表が古い行を参照していないかを見ます。削除を行う必要がある場合は、コピーと比較条件を確認してから担当が実施します。

同じ名前でも別商品がある

例えば『牛乳』という商品名が同じでも、1Lと200ml、仕入れ先AとBでは別の商品として扱う場合があります。同じ名前を見つけることと、不要な二重登録を判断することは違います。店の発注や在庫管理で、何を一件と数えるかを確認します。

色付けで重複候補を探す

Microsoftの重複確認ガイドでは、一意の値の抽出、条件付き書式による強調、重複する値の削除が別の操作として説明されています。先に強調や抽出を試し、期待する候補が出るかを確認する方法が案内されています。店の一覧でも、まず見比べるための候補を出します。

商品コードの列だけを色付けした場合、同じコードの二行が見つかります。商品名で色付けすれば、名前が同じ候補です。どちらを使うかで結果が変わります。複数の列をまとめて選ぶ場合も、どんな値を比べているかを理解して使い、色だけを理由に行全体を消さないようにします。

表記を揃える前に見る

『トマト1kg』『トマト 1kg』のような表記差で候補が見つからない場合は、コードやほかの項目で同じものかを確認します。名前を全部手で統一してから調べる必要はありません。まず気になっている二行を比べ、店で何を同一と判断するかを決めます。

コードに先頭ゼロがある場合、Excelの自動変換で値が変わっていないかも確認します。元では00123と123が違う商品なら、読み込み時に変換されて同じものになっている可能性があります。重複整理の前に、元の商品とコードが対応しているかを見ます。識別する列が壊れているままでは、削除の判断をできません。

重複削除を使う場合

重複削除は、選んだ条件で重複とされた行を実際に取り除く操作です。Microsoftは、実行前に元の範囲や表をコピーしておく方法を案内しています。比較する列を、商品コードだけにするか、仕入れ先と容量なども含めるかで、残るデータは変わります。

削除後は、件数がどう変わったか、残した行の価格や単位、参照する発注表が正しいかを確認します。整理した行が別の計算で使われている場合は、単に行を消すだけで終えられないことがあります。分からないときは候補の色付けまでに留め、表の作成担当へ関連を確認します。

続けるための入力ルール

整理後は、新しい商品を足す前にコードで検索する、一商品一行なら容量や単位を分かる列へ入れるなど、一つのルールを決めます。『名前が似ていたら何となく同じ』という運用から、店の発注に必要な違いを残す方針へ揃えます。すべての商品を新システムへ移すことから始める必要はありません。

依頼文の例：『【商品一覧】で同じ名前が二行あります。商品コード・仕入れ先・容量で同じ商品か確認し、削除前にコピーを残したいです。発注表から参照している行があるため、参照への影響も見てください。日々の仕入れ明細は削除対象ではありません。』表の役割と比較条件を伝えれば、誤った整理を避けやすくなります。

最後に確認すること

• 一件ずつの一覧と、繰り返しの取引明細を区別した
• コピーで重複候補を見て、コード・単位・仕入れ先を比べた
• 削除する場合は比較条件と参照先、残る値を確認した