Googleフォームの受付を止める・再開する

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   対象のフォームを確かめる

   編集画面の名前と、普段お客さまに案内している回答用URLを見比べます。『秋のイベント申込』と『通常の宴会相談』を別にしているなら、イベント用だけを止めます。店内向けの回答一覧を、お客さまへのリンクとして案内しないようにします。

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   受付停止と終了文を設定する

   公開済みのフォームの右上で『公開済み』を開き、回答を受け付ける設定をオフにして保存します。画面が英語ならPublished、Accepting responsesが目印です。終了時のメッセージを編集できる画面で、下の文例を店の実際の対応へ書き換えます。

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   回答用URLで表示を見る

   管理画面の保存だけで終えず、店のスマホから回答用URLを開きます。入力を受け付けないことと、終了理由・連絡先が読めることを確認します。停止前に届いた回答は店の受付一覧で確認し、返信が必要な相談をそのままにしないでください。

受付停止と非公開は別

Googleの回答管理ガイドでは、公開状態を保ちながら新しい回答の受付を止め、終了メッセージを表示する方法が案内されています。Googleのフォーム公開ガイドでは、非公開にするとリンクを知っている方もアクセスできなくなると説明されています。募集が終わったことを知らせたいなら、まず受付停止を選びます。

例えば店頭のチラシにQRコードを印刷済みなら、回答用URLを残して終了文を見せる方が、開けない画面だけを出すより状況を伝えやすくなります。単に満席なのか、今回の募集だけが終了したのかも分けて書きます。

終了画面の文例

文例：『10月18日の試食会の受付は終了しました。すでにお申し込みの方には、店からの返信で参加可否をご案内します。申込済みの内容については、【店の連絡先】へお知らせください。通常の宴会相談は【普段の窓口】で受け付けています。』日付や別窓口は、実際に用意しているものだけ載せます。

満席時は『定員に達したため受付を終了しました』、準備のため一時停止なら『現在、新規受付を一時停止しています』と書けます。再開日が決まっていなければ、予定を約束する必要はありません。既存の申込が取り消されたと誤解される表現も避けます。

日時・件数の締切を使う

現在の公式ガイドには、公開済みの設定から締切日時や回答数上限を設定する方法もあります。締切日時を使うなら、何日の何時までかを設定画面と案内文の両方で合わせます。画面に項目が見当たらない場合は、回答受付を手動で止める方法を選び、操作する担当を一人決めれば始められます。

件数上限を使う場合、すでに受信した回答数より大きい数を設定する必要があります。また、同時送信では上限を超える場合があるとGoogleは説明しています。一組が四名を申し込む募集で『20回答までだから20席』とは数えられません。日時選択で確定する予約サービスの代わりにはしないでください。

同じURLで再開するとき

一時停止を解除するなら、公開済みの設定で回答受付を再び有効にし、保存後に同じ回答用URLを開きます。締切を設定していた場合は、その設定も確認します。過ぎた締切が残ったまま再開したつもりにならないよう、必要なら期限を解除・変更します。

再開前に募集名、対象日、説明文も一度だけ見ます。前年の申込が残っているなら、新しい募集用にフォームを分けるか、どこから今回分かを店側で判別できるようにしてください。過去の回答を消す必要はありません。新しい受付を開けることと、過去の個人情報を保管する期間は別の管理です。

停止後に届く相談への対応

『途中まで入力していた』という連絡が来たら、停止時刻前に受付済みの回答があるかを先に見ます。なければ、追加受付をできるか店で判断し、返答します。フォームが閉じていることだけを理由に、受信済みの相談まで未受付として扱わないでください。

店で使うメモは『対象：試食会／停止：10月12日18時／残る返信：二件／再開：未定／対応担当：店長』程度で足ります。新しい管理表を作るより、普段の予約表や店内連絡へ一行残す方が続けやすいでしょう。予約が確定する条件は、フォームの説明と店からの返信で揃えます。

最後に確認すること

• 停止したのが対象のフォームで、終了理由を表示できている
• 送信済みの相談への返答と、新規受付の終了を分けている
• 再開する場合は受付設定・締切・対象日を見直した