店のスプレッドシートをスタッフと共有

1. 1

   共有する表を一つ選ぶ

   予約表、日報、勤務表のうち、今スタッフが使うものを一つ開きます。氏名や連絡先、店主だけが見る数字などが同じファイルに入っていないかを確認します。必要以上の情報があるなら、必要な内容だけの別ファイルにするか、管理担当へ分離を頼みます。

2. 2

   相手と権限を指定する

   『共有』を開き、対象スタッフのアカウントを追加して、閲覧者・閲覧者コメント可・編集者を選びます。一般的なアクセスは制限付きかを確認します。誰が入力する必要があるかを考え、全員を編集者へ揃えることから始めないようにします。

3. 3

   相手の画面で確かめる

   共有された本人に、普段使うアカウントと端末で開いてもらいます。見るだけの人が編集できないか、入力担当が必要な欄へ入力できるかを確認します。誰か一人のログイン情報を全員へ配る方法ではなく、個別のアカウントで確認してください。

権限は作業で選ぶ

Googleのファイル共有ガイドは、閲覧・コメント・編集などの権限を説明しています。例えば当日の予約を見るホールスタッフには閲覧、受付状態を記録する店長には編集、修正を頼む担当にはコメントだけで足りる場合があります。役職名より、その表で何をするかで選びます。

リンク共有を広げすぎない

『リンクを知っている全員』は、そのURLを知る人が利用できる範囲です。店内の連絡へリンクを載せるために、誰でも開ける設定へ変える必要はありません。制限付きのまま必要なアカウントへ権限を付け、その人へURLを渡せます。お客さま向けフォームと、店内の回答表も分けて扱います。

予約者の連絡先が入る表を、HPやプロフィールへ載せないでください。お客さまに送るのは相談を入力するフォームのURLで、店が回答を一覧で見る表のURLではありません。共有リンクを送る前は、何のファイルを送ろうとしているかを名前と中身で確認します。

親フォルダの権限を見る

Googleのファイル共有ガイドでは、親フォルダに付けた権限が中のファイルへ引き継がれることが説明されています。フォルダで広く共有している表は、ファイルだけを見て『制限付きだから店長だけ』とは判断できません。共有画面でアクセスの由来やフォルダの設定も確認します。

例えば全スタッフ向けのフォルダに、店主だけが見る売上管理表を入れているなら、見せるファイルの置き場所を分ける判断が必要です。権限の引継ぎが分からない場合は、作業中のファイルを次々移す前に管理担当へ確認してください。Google Workspaceの組織側に共有制限がある場合もあります。

非表示は共有管理と違う

一つのファイル内で、店主用のシートを非表示にしてスタッフへ共有する方法は、見る範囲を安全に分ける仕組みではありません。Googleのシート保護ガイドでも、保護はセキュリティ対策そのものではないと説明されています。見せる必要がない情報は、ファイルや共有先を分ける方針を先に決めます。

例えば今日の予約人数だけを見せたいなら、連絡先や売上の全データを含む元表の共有が本当に必要かを考えます。必要な項目だけを別ファイルへまとめる場合は、元表から自動連携するか手作業で済むかも、更新頻度に合わせて選びます。新しい仕組みを作る前に、今必要な表示だけを絞ればよいでしょう。

担当交代と開けない場合

退職や担当交代では、その人のアカウントの共有を確認します。Googleの回答保存先ガイドでは、共同編集者を外す際はフォームと回答表の両方で権限を削除するよう案内しています。共有フォルダやグループからアクセスしている場合は、そこで付いている権限も対象です。表一枚から名前を外しただけで、すべてのアクセスが終わったとは限りません。

スタッフが『開けない』と言う場合は、招待したアドレスと、端末で今使っているGoogleアカウントが同じかを先に確認します。権限が足りないことを理由に、一般公開へ切り替えないようにします。依頼文は『【表名】を【本人のアカウント】で使います。見るだけ／入力するため、必要な権限を確認してください』で目的を伝えられます。

最後に確認すること

• 共有する表に不要な個人情報や店主用情報を混ぜていない
• 相手の作業に合わせて閲覧・コメント・編集を選んだ
• 親フォルダの権限と、本人のアカウントでの動作を確認した