飲食店のExcel管理は続ける？小さなシステムに変える？判断表で整理する

毎回同じデータを貼り直す、計算式を消してしまう。まずは、今のExcelで困ることを一つ挙げてみてください。表の修正で済む場合も、契約中のPOSの機能を使えば済む場合もあります。開発を決めるのは、その後で構いません。

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普段の作業で、困るところを一つ選ぶ
「日付を毎回直している」「どのファイルが最新か分からない」など、思い当たることで十分です。時間を計ったり、作業手順を書き直したりせず、普段の表を見ながら相談できます。
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表を整えれば済む問題を確かめる
列名が毎回違う、同じ表を月ごとに作る、計算式を手でコピーするなど、表の持ち方が原因か確認します。元ファイルのコピーで試し、現在の業務に使う表を直接壊さないようにします。
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既存サービスと開発を同じ条件で比べる
必要な入力・集計結果、使う人、既存データの持ち出し方法をそろえて比較します。初期費用に加え、月額費用、問い合わせ先、変更時の費用も確認します。
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一つの用途の見本で判断する
開発を検討する場合も、最初は「売上CSV（売上データを書き出したファイル）を読み、週の売上を一画面で見る」などに絞ります。普段の作業で使えるか、元の数字と合うかを確認してから範囲を決めます。

今の困りごとに近い行から読む

Microsoftの公式資料では、Excelのテーブルに並べ替えや絞り込み、計算列などの機能があると説明されています。Excelでできる整理を確かめたうえで、次の表を相談のたたき台にしてください。

困っていること	最初に検討する方法
自分だけが入力し、合計を確認できている	Excelを継続。新しい仕組みを増やす必要があるか、具体的な不便から考えます。
毎月の列や計算式がそろわない	Excelの表と入力ルールを改善。入力欄と計算欄を分け、同じ形式で記録できるか試します。
今のPOSレジにも集計画面があるが使えていない	契約中の機能を確認。欲しい数字が見られるなら、新規開発なしで済む可能性があります。
決まったCSVを毎回加工して同じ表を作る	既存の取り込み機能や小規模開発を比較。CSVの形式が変わったときの対応も確認します。
人ごとに見せる情報や操作を変えたい	権限管理を含む仕組みを比較。利用者・データの範囲を整理し、開発規模を個別に見積もります。

毎週、POSの売上CSVをExcelへ貼り付けて集計する店を想定した架空例です。どの方法でも、自店が欲しい集計を出せるか、元の数字と合うかは確認します。

方法	変える作業の例	残る確認・対応
今の作業	CSVを貼り付け、日付を直し、週合計を計算する。	貼り付け漏れ、重複、集計期間を店側で確認する。
Excelを改善	同じ列の形式で取り込み、毎回同じ集計を使えるようにする。	使っているExcelで対応できるかを確認。CSVの列や日付形式が変われば調整する。
小さなシステムを開発	決まった形式のCSVを選ぶと、日別売上と週合計が表示される画面を作る。	対応するCSV形式と集計ルールを決める。形式変更への対応や、保守の依頼先も必要。

次は相談で聞かれる内容の例です。表に書き写す必要はなく、普段のExcelを見ながら話しても構いません。項目名や作業の順序が分かれば、売上金額や顧客名を送らずに相談できます。

伝えること	架空の相談例
作業と頻度	毎週、POSから出したCSVをExcelに貼って集計する。
いちばん困る工程	日付の形式をそろえ、先週分との重複を調べる。
欲しい結果	日別の売上と週合計を一つの画面で確認する。
使う人・端末	店主1人。閉店後に店のパソコンで使う。
最初は含めない作業	予約管理、会計処理、スタッフごとの権限設定は含めない。
確認方法	同じ期間のPOS集計と照合し、差があれば説明できること。

データをどこに保管するか、消したときに戻せるか、変更を誰に頼むかを確認します。担当者が変わる場合に、操作手順とデータを引き継げることも必要です。

Evieでは1画面・1用途からの小規模開発を相談できます。外部サービスとの連携や複数の機能は、内容を確認して個別に見積もります。現行の料金と対応範囲は、相談案内でご確認ください。

普段のExcelで困っている作業を整理し、表の改善で足りるか、小さなシステムが必要かをご相談いただけます。相談時に開発を決める必要はありません。

富士見市・ふじみ野市の飲食店経営者の方向けです。相談は土日、開発・返信は平日夜も対応しています。

執筆・編集：Evie