貸切問い合わせへの見積り返信文例

足りない条件を一つ聞く

問い合わせに希望日時・人数の目安・利用内容があれば、まず空きと案内できるプランを確認できます。必要な情報が一つだけ不足しているとき、客へ最初からすべて入力し直してもらう必要はありません。届いた文の中で分かっていることを使い、判断に必要な一点から聞きます。

人数未定の客への文例：「【日付】【時間帯】の貸切について承りました。おおよそ【人数の幅】名でお考えでしょうか。人数により貸切の条件が変わるため、まず目安を教えてください。」客が会社の参加者を集めている段階なら、正確な人数を初回で決めるよう迫らず、目安で返せる範囲を伝えます。

予算だけが届いた場合も、日時と人数がなければ総額の条件は決まりません。「お一人【予算】円のご相談ですね。希望日と人数の目安をお知らせください」と、受け取った条件を一度受け止めてから不足を聞きます。すでに伝えられた予算をもう一度質問すると、会話が進みにくくなります。

概算と総額を分ける

一人当たりの料金だけでは、会場費や最低利用額があるか分かりません。最初の見積りには、何人を想定した金額か、料理・飲物・会場利用のどこまで含むかを添えます。税込・税別の表示も店の実際の案内と揃え、客に別の計算を任せないようにします。

架空の例：「二十名、お一人五千円のコースを想定すると、税込の合計は十万円です。料理と二時間の飲み放題を含みます。人数と利用時間が未確定のため、現時点の概算です。人数が変わる場合は、改めて総額をご案内します。」これは最低利用額のない架空条件です。自店に別の費用があれば明記します。

最低利用額がある店の例：「貸切の最低利用額は税込十二万円です。お一人五千円・二十名の場合も、貸切利用では合計十二万円からとなります。」実際にこうした条件を設けている店だけが使う例です。客が人数と単価を掛けた金額より高くなるなら、後の請求まで待たず、見積りの時点で理由を示します。

席の扱いを別に伝える

見積りの送付と予約確定は別です。見積り中に席を確保していないなら、「まだご予約は確定していません」と伝えます。空き状況の確認時刻と、客が返答する時刻が違えば、同じ席を必ず案内できるとは限りません。

確保していない場合の例：「上記は見積りのご案内です。現時点ではお席を確保していません。ご希望の場合はこのトークへご返信ください。その時点の空きと条件を確認し、当店から予約確定をご案内します。」予約を取りたいからといって、確保済みのような表現にしないようにします。

仮押さえをする店は、実際に確保した日時と期限を台帳へ残してから、客へ伝えます。「【期限】までは仮押さえしています。確定のご希望を期限までにお知らせください。」期限後の扱いも既存ルールに合わせ、本文の例だけを理由に新たな取消料や支払い条件を付けないでください。

やり取りを引き継ぐ

返答待ちの見積りがあるときは、希望条件、送った金額、席を押さえているか、次に返す担当を残します。金額だけを別スタッフへ転送すると、概算なのか確定額なのか分かりません。LINEのチャット操作ガイドには、要対応や担当の機能がありますが、見積りの条件は別途読めるようにまとめます。

引き継ぎの例：「【日付】貸切相談、十五〜二十名の目安。二十名想定の概算を送付済み。席は未確保。人数と利用時間の返答待ちで、【担当】が再見積りします。」店が使っている共有メモへ、この一件を残せば始められます。過去の全見積りを作り直す作業は前提にしません。

客の連絡先や見積りは、業務で必要なスタッフが確認する場所へ置きます。個人の友人グループなどへ流さないようにしてください。個人情報を扱う従業者への監督については公的資料を参照できます。IT相談へ送る見本では、客の名前や電話を架空のものに置き換えられます。

客が条件を了承した後も、店の確定返答には日時・人数・金額の前提を揃えます。人数が変われば見積りを更新し、古い合計額と新しい合計額のどちらが有効かを伝えます。「前の金額で決まったと思った」という行き違いを、次の一通で避けられる形にします。

最後に確認すること

• 料金に含む内容と未確定の条件を分けた
• 見積り・仮押さえ・確定の状態を明記した
• 返答待ちの条件と担当を同じメモへ残した