貸切・宴会の予約相談フォーム：必須項目と入力例

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   送信後に、店がすることを決める

   問い合わせを受けて候補日や条件をメールで案内するのか、入力された希望日の空き状況を調べるのかを決めます。その場で予約が確定する仕組みを作りたい場合は、この記事の相談フォームとは別に、空席管理や確定通知も含めて検討します。

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   下の項目例から、自店に必要なものを選ぶ

   今のフォームがあるなら開いてみてください。住所や会社名など、最初の返信では使っていない必須項目があれば、任意にするか後で聞く候補です。新しく作るなら、表の項目例から選べます。

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   日付未定の相談を、入力欄に当てはめる

   「来月、15人前後で貸切を相談したい。日付はまだ決まっていない」という架空の相談で、入力できない欄がないか見ます。実際の送信確認は、店側でテストだと分かる方法を決めてから行ってください。

メールで返信する貸切相談の、入力項目例

次は、日付・人数が未定でも問い合わせを受ける店の架空例です。「必須を何個まで減らす」と決めるより、その情報で店が何を判断するかを考えます。W3Cのフォーム設計ガイドも、手続きを進めるのに必要な入力に絞るよう勧めています。

「日付未定でも相談できます」を、入力欄と一致させる

案内には「未定でも相談できます」とあるのに、日付を選ばないと送信できない。こうした食い違いは、入力欄か案内文を直します。希望日を必須にしたい店なら、未定の人をどの窓口で受けるかも決めてください。

フォームの冒頭に使う文例：「貸切・宴会のご相談を受け付けています。希望日と人数は未定でも構いません。内容を確認して、メールでご連絡します。送信だけでは予約は確定しません」。日付未定でも受ける店向けの架空例です。自店の受付条件と一致する部分だけ使い、返信の目安は実際に対応できる日数を加えます。

料理・予算が分からないと初回の案内ができない店では、その項目を残します。「予算を自由に長文で書いてください」より、店が案内できる範囲の選択肢と「相談したい」を用意する方が、答えを選びやすくなる場合があります。

送信後にも、予約はまだ確定していないと伝える

完了画面に「予約完了」と出すと、問い合わせただけの人が席を確保できたと受け取るおそれがあります。相談フォームでは、送信前だけでなく完了画面や受付メールも同じ扱いにします。

完了画面の文例：「ご相談を受け付けました。内容を確認してメールでご連絡します。現時点では、お席は確保されていません」。これも架空の案内です。受付メールを自動で送る設定がない場合は、メールが届くと約束しないでください。

確認メールが送られる仕組みなら、返信先と店名が読めるかをテストします。フォームが保存されても店が気づかなければ対応できないため、店側の通知先と確認する担当者も決めておきます。

入力中に消える文字だけで、必須や例を説明しない

「電話番号（任意）」などの項目名は、入力を始めても見える位置に残します。W3Cの入力説明のガイドでは、入力欄の中で消える例文を、項目名の代わりにしないよう説明しています。

エラーの案内も「入力に誤りがあります」だけで終えず、「メールアドレスを入力してください」など、直す欄と内容が分かる形を担当者に依頼します。個人情報の取扱いを案内し、氏名・メールアドレス・相談本文をアクセス解析へ送らない設定も確認してください。

最後に確認すること

• 店が最初の返信で使う情報を必須にしている
• 「未定でも相談できる」という案内と入力欄が一致している
• 完了画面でも、相談の受付と予約確定を区別している