問い合わせの自動返信：予約未確定の文例と確認事項

まずは短い受付メールを作る

件名の例：「【店名】お問い合わせを受け付けました」。店名の部分は自店の名前に変えます。「予約完了」「席を確保しました」は、まだ空席を確認していない自動返信には使いません。

本文の例：「お問い合わせありがとうございます。【店名】です。このメールは受付時の自動返信です。ご予約はまだ確定していません。内容を確認し、店からご連絡します。」まずはこの短い文面で、受付と確定を区別できます。

店で返信の目安を決めているなら、その後に「返信の目安：【実際に対応できる日時・期間】」を加えます。日付や時間は例のまま使わず、店の体制に合わせてください。営業時間中は返信できないのに「すぐに返信します」と書くと、お客様が待つ時間を判断できません。

連絡先は、使える窓口だけを載せる

急ぎの問い合わせに別の窓口を案内する場合も、電話やLINEで本当に対応できるかを先に決めます。自動返信の送信元へ返信できるとは限らないため、「このメールに返信してください」は受信できる設定を確かめてから載せます。

完了画面とメールを、同じ説明にする

メールでは「予約未確定」なのに、完了画面に「ご予約ありがとうございます」と出ると、受け取り方が分かれます。完了画面の文例：「お問い合わせを受け付けました。予約はまだ確定していません。店からの返信をお待ちください。」予約の相談を受けるボタンの文言も、即時予約と間違えないものに揃えます。

Googleフォームの確認メッセージの変更方法では、「設定」の「プレゼンテーション」から送信後の表示を編集できます。この表示と、メールは別の設定です。Googleフォームの回答管理の説明にある回答のコピーは、お客様が入力した内容を返すもので、店からの予約確定メールとして扱いません。独自の受付メールを送りたい場合は、使える機能や追加設定を担当者に確認してください。

WordPressでContact Form 7を使っている場合は、Contact Form 7のメール設定で追加の「Mail (2)」が案内されています。自動返信によく使われる機能ですが、他のフォームにも同じ画面があるとは限りません。利用中のフォームに合う方法で設定します。

文面と、店側の受信を一緒に確かめる

設定後は、自分で受け取れるメールアドレスで通常の問い合わせを一件試します。予約枠の確保や決済が動く場合は、先に担当者へテスト方法を確認します。完了画面・自動返信・店への通知を見比べ、予約が確定したように読める箇所がないか確かめてください。自動返信が届いたことだけで、店の担当者が内容を読めたとは判断しません。

依頼文の例：「予約の相談フォームは、店で確認してから確定する運用です。添付の受付メール文面を設定し、完了画面にも予約未確定と表示してください。自動返信への返信を店で受け取れるかも確認したいです。テスト後、送信者へのメールと店への通知の両方を確認します。」全文の入力内容をメールへ載せる必要があるかも、このときに相談できます。

最後に確認すること

• 受付メールと予約確定の連絡を区別した
• 完了画面・自動返信・ボタンの説明が矛盾していない
• 返信先や別の連絡先で、実際に店が受信・対応できる