Googleフォームで回答の控えを送る

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   メール収集の方式を選ぶ

   フォーム編集画面で『設定』の回答に関する項目を開き、メールアドレスを収集する方式を確認します。回答者が入力する方式なら、本人が普段受信できるアドレスを記入します。確認済みの方式はGoogleアカウントのアドレスを収集するため、来店客向けの使い方に合うか考えます。

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   控えの送信を設定する

   『回答のコピーを回答者に送信』で、常に送るか、リクエストがあった場合に送るかを選びます。予約相談の内容を手元に残してもらうなら、常に送る設定を候補にします。店へ送る新着回答の通知設定とは場所も相手も異なります。

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   自分のアドレスで一件試す

   お客さま向けの回答用URLを開き、テストと分かる内容と店で管理するメールアドレスで一件送ります。フォーム側の回答一覧、受信メールの控え、送信後画面の案内をそれぞれ確認します。席を自動で確保する仕組みと連動している場合は、本番予約にならないテスト方法を先に決めてください。

質問だけでは控えを送れない

質問として『メールアドレス』という記入欄を追加しただけでは、標準の回答コピー設定と同じものにはなりません。Googleの回答控えガイドでは、設定でメールアドレスを収集したうえで、コピーを送る選択肢を設定する手順が案内されています。先に設定側を見て、同じアドレスを二回入力させていないかも確認します。

例えば既存の相談フォームに返信先の質問があるなら、メール収集へ移すか、別の用途があるので残すかを決めます。返信先を一つにできれば、表の二列に違うアドレスが入って、どちらへ連絡するか迷う場面も減らせます。質問の削除前は、現在の回答や店の参照方法への影響を確認してください。

二つの収集方式を比べる

確認済みの方式は、回答と一緒にGoogleアカウントのメールアドレスを収集することを回答者へ確認します。回答者が入力する方式では、その場でアドレスを入力します。アドレスの収集方式を変えても、『回答を一回に制限する』やファイルアップロードがあるとログインを求める場合があります。Googleのファイル添付ガイドもこの条件を説明しているため、最後は公開リンクで確かめます。

予約未確定を先に伝える

送信前の説明文例：『入力内容の控えをメールで送ります。このフォームは予約のご相談用です。お席の確認後、店からの返信で予約が確定します。メールアドレスは控えの送信と、ご相談への返答に使用します。』何日で返せるかも実際の対応に合わせて添えます。広告配信への利用を、相談への返答とひとまとめにしないようにします。

送信後の文例：『ご相談を受け付けました。回答の控えをご確認ください。控えが届いても予約はまだ確定していません。お急ぎの変更は【店の窓口・対応時間】へご連絡ください。』Googleのフォーム公開ガイドにある確認メッセージは、送信後の画面に出る案内です。店独自の予約確定メールとは分けて考えます。

控えが届かないとき

店へ連絡が来たら、送信したおおよその時刻と申込名を聞き、店の回答一覧で該当の相談を探します。回答があれば、控えが未着でも相談内容を確認できます。メールのアドレスに明らかな誤りがある場合は、連絡の取れている窓口で正しい返信先を確認します。内容を再送する前に、同じ申込を二重に数えないようにします。

Googleは、迷惑メールフィルタなどにより回答者が期待する控えを受け取れない場合があると説明しています。『必ずすぐメールが届きます』とは書かず、迷惑メールの確認と、届かないときの連絡先を案内するとよいでしょう。通知未着を調べる記事は店側の受信を扱っており、お客さまの控えとは分けて確認します。

予約表に記す状態を決める

控えの送信を始めても、店の予約表には従来どおり『確認中』『確定』など実際の受付状態を残します。フォーム送信時点で確定にしない相談なら、控えが送られたことを確定の根拠にしないでください。電話で空席が確認できた場合も、店側の返答を同じ記録へ残します。

日々の運用メモは『控えは自動、空席確認は店長、確定連絡は店の返信』程度で足ります。忙しい時間に対応するスタッフにも、この三つが違うことが伝われば、届いたメールの見た目だけで予約済みと扱う誤解を避けやすくなります。本文に個人情報が含まれる控えは、関係のないスタッフへ転送しないようにしてください。

最後に確認すること

• 標準のメール収集とコピー送信を設定した
• 回答用URLで、控え・店の回答一覧・完了画面を確認した
• 控えが届いても予約未確定なら、その条件を伝えている