Googleフォームとスプレッドシートを連携

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   回答の保存先を選ぶ

   フォーム編集画面の『回答』で、スプレッドシートへのリンク、またはその他のメニューにある『回答の送信先を選択』を開きます。画面の表示に合わせて、新しいスプレッドシートを作るか、既存の保存先を選びます。初めてなら新しい表にすると、ほかの店内資料と混ざりにくくなります。

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   保存先の名前と共有を見る

   できた表を『宴会相談・フォーム回答』など用途の分かる名前にします。『共有』を開き、回答を確認する店長など必要な担当だけがアクセスできるか見ます。お客さまに公開する回答用フォームのリンクと、店内用の表のURLを取り違えないようにします。

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   新しい回答を一件確認する

   公開フォームにテストと分かる回答を一件入れ、フォームの回答一覧と保存先の表に同じ内容が見えるかを確認します。人数や連絡先など必要な列を見れば足ります。本番の予約を自動確定する連携がある場合は、その運用を止めずに試せる方法を担当へ確認します。

相談一覧と予約台帳を分ける

回答の表には、お客さまが送った希望や連絡先が入ります。空席の確認、店からの返答、予約確定は別の作業です。例えば『10月18日、18名で相談』という回答があっても、その席が確保済みとは限りません。店が返答して確定した内容を、普段使う予約台帳へ残します。

Googleの回答保存先ガイドでは、新規の表と既存の表を選ぶ方法が案内されています。すでに使っている予約表を選ぶ場合も、どのシートへ回答が入り、確定済み予約をどこで見るかは実際のファイルで確認してください。回答を受けるだけの表に、予約確定の役割まで持たせないようにします。

最初に見たい列を決める

店長が朝に確認するなら、送信時刻、名前、希望日、人数、返答に使う連絡先が見えると、相談を探しやすくなります。必要な情報がフォームにない場合だけ質問を見直します。全項目を増やしてから連携する必要はありません。

回答が自動で入るシートをむやみに書き換えるより、確認状況をどこへ残すかを先に決めます。別の管理用シートや既存台帳へ『確認中・返答済み・確定』を残す方法なら、回答の元データと店側の判断を区別できます。独自の自動処理がある場合は、列名の変更や並べ替え前に参照先を確認してください。

連携を解除するとどうなる

保存先を変えたいときは、フォームの『回答』にあるその他のメニューから『フォームのリンクを解除』を選びます。解除すると、新しい回答はその表に送られなくなります。それまで保存したデータは残ると、公式ガイドに明記されています。回答の受付そのものを止めたい場合は、連携解除ではなくフォームの受付設定を確認します。

『古い表を閉じたから受付も止まった』とは考えないでください。フォーム側で新しい回答を受けているのに、店が古い表だけを見ると見落としにつながります。解除・再接続の作業日は、どちらを確認するか店内へ一言伝えます。再接続した後は新しいテスト一件で保存先を確かめます。

削除と権限変更は個別に行う

フォームを削除しても連携したスプレッドシートは削除されず、表を削除してもフォームは削除されません。フォーム内の回答削除には元に戻せない操作もあります。『不要になったので一度全部削除』と進めず、残っている相談への返答や保管の必要を先に確認してください。

フォームへ共同編集者を追加すると、新しく作る回答用の表にもアクセスできる場合があります。その後の権限変更は自動で同期されません。退職や担当交代では、フォームと表の両方で対象者のアクセスを見直します。回答の表を『リンクを知っている全員』にする必要は、通常の店内確認ではありません。

反映されないときの確認

まずフォーム側にその回答があるかを確認します。あれば、回答の保存先としてどの表が選ばれているか、連携が解除されていないかを見ます。名前が似た別の表を開いていないかも確かめます。受信メールが来ないことと、回答が表に入らないことは別の症状です。

確認依頼の例：『宴会相談フォームには本日9時のテスト回答がありますが、【表の名前】に見当たりません。現在の回答の保存先と、連携解除の有無を確認したいです。』実際のお客さまの連絡先をスクリーンショットへ含めなくても、テストの時刻とフォーム・表の名前で状況を伝えられます。

最後に確認すること

• 回答の保存先を選び、新しいテスト回答を確認した
• 相談の記録と予約確定の台帳を分けている
• フォームと表それぞれの共有権限を確認した