Googleフォームの編集画面で「回答」を開き、そのタブのその他メニューから新しい回答のメール通知を有効にします。その後、テスト回答を一件送り、フォームに回答が残ることと、店で通知を読めることを別々に確かめてください。回答者へのメール設定を変えるだけでは、店への通知の確認になりません。
ここではGoogleフォームの標準の新着通知を扱います。追加の通知サービスを使っている場合は、その設定も別に確認します。
設定は「回答」タブから開く
お客様が入力する画面ではなく、店が質問を編集できる画面を開きます。パソコンで開くと設定を探しやすくなります。複数のGoogleアカウントを使っている場合は、今どのアカウントで編集しているかも見ておきます。
| 操作 | 見る場所 |
|---|---|
| 1. 対象のフォームを開く | 店が使っているフォームの編集画面。質問や設定を編集できる画面か確認する。 |
| 2. 「回答」を開く | フォーム上部のタブ。「設定」内の回答者向けメールとは別の場所。 |
| 3. その他メニューを開く | 「回答」タブ内のその他アイコン。 |
| 4. 新着通知を有効にする | 「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選び、通知が有効になっているか確認する。 |
テスト一件で、回答と通知を見比べる
自分の連絡先を使い、「店舗担当者の通知テストです。実際の予約ではありません」と入力して送ります。通常の問い合わせで試す例です。予約や決済の処理を追加しているフォームなら、先に管理担当へテスト方法を聞いてください。
お客様に案内している公開リンクから送ると、実際の受付を確認できます。Googleフォームの公開と共有の説明では、回答者用のリンクの取得方法と、回答者がアクセスできる公開設定が案内されています。編集用URLをお客様へ送らず、回答用のリンクを使います。
送った後、編集画面の「回答」でその一件を探し、通知を読む受信箱も確認します。Googleフォームの回答と通知の公式ヘルプに、回答の表示と新着通知の設定が別々に載っています。回答があるのに通知がないなら、再送するより通知設定と受信先を確認します。何分以内に必ず届く、とは決めつけません。
回答者へのメールと、新着通知は別
「回答のコピーを回答者に送信」は、メールアドレスを収集する場合に、入力した本人へ回答内容を送るための設定です。お客様にコピーが届いても、店が新着通知を読めたことにはなりません。店から送る予約確定の返答も、別に行います。
店用の別アドレスや複数の担当者へ知らせたいときは、標準の設定だけで全員へ届くと考えず、管理担当へ配信先を確認します。追加サービスを選ぶ前に「誰が、どの受信箱で通知を読むか」を決めれば、不要な機能を増やさずに相談できます。
通知が来ないときの依頼文
依頼文の例：「店のGoogleフォームで新着通知を有効にしました。本日15時ごろ送ったテストは『回答』に残っていますが、店で使っている受信箱に通知が見当たりません。編集に使ったアカウントと、店が通知を読みたいアドレスをお知らせします。通知設定と配信先を確認してください。」時刻と状態を自分の結果へ置き換えて使えます。
「回答」を開けない場合は、制作した人に編集権限や管理アカウントを確認してもらいます。ログイン用パスワードを送ってもらう方法ではなく、必要な権限を自分のアカウントに付ける方法を相談します。受信箱の迷惑メールなどを詳しく探す場合は、予約通知メールが見当たらないときの確認手順も使えます。
最後に確認すること
- 新着通知を、対象フォームの「回答」タブで有効にした
- テスト回答の保存と、通知メールの受信を別々に確かめた
- 誰がどのアドレスで通知を読むかが決まっている
更新や管理のご相談
フォームに回答はあるのに通知が届かない、以前の担当者しか設定を触れないときは、その状態をお知らせください。店が普段見る受信箱で気づけるよう、設定の確認からご相談いただけます。
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