店に予約通知が届かないとき：Gmailで探す方法とお客様への返答例

まず、迷惑メールとゴミ箱も含めて検索する

Gmailのアカウントが店の通知先と合っているかを確認します。個人用と店用を切り替えて使っているなら、右上のアカウント表示も見てください。

パソコン版Gmailの検索欄に「in:anywhere 予約」と入れると、迷惑メールやゴミ箱を含めて、予約という言葉があるメールを探せます。件名が別の言葉なら「予約」をその言葉へ変えます。以前届いた通知の送信元が分かる場合は「in:anywhere from:送信元アドレス」で探す方法もあります。「送信元アドレス」は、実際のアドレスへ置き換えてください。

Gmailの検索ヘルプには、この検索方法が案内されています。何も出なければ条件を減らして探します。別の件名で届いたメールを、細かすぎる条件で見落としている場合もあります。

見つかった場所によって、次の対応を選ぶ

検索結果と、利用中の予約サービスの状態を見比べます。受付記録には、確定済み・確認待ちなどの違いがあるため、通知を見つけるだけで終えないようにします。

確認中のお客様には、この文で返答する

文例：「ご連絡ありがとうございます。送信済みとのこと、店舗側で確認します。送信したおおよその時刻と、受付番号があれば番号をお知らせください。重複を避けるため、再送が必要な場合はこちらからご案内します。」すでに聞いている項目は省いて使えます。

受付が見つかったら、日時・人数と予約の状態を伝えます。確定済みなら「【日時】、【人数】名様でご予約を承っています」、店の確認待ちなら「お申し込みを確認しました。まだ予約は確定していません。空席を確認してご連絡します」と書き分けてください。自店の予約ルールと合う文だけを使います。

返答を済ませてから、通知設定を直す

正規の通知を迷惑メールから外す操作は、Gmailの迷惑メール解除のヘルプで確認できます。送信者をブロックしている場合は、迷惑メールから外すだけでは解消しないこともあります。

パソコン版Gmailの設定で「すべての設定を表示」→「フィルタとブロック中のアドレス」を開き、通知元に合うルールだけ確認します。「受信トレイをスキップ」「削除する」などが指定されていれば、必要なルールへ直します。Gmailのフィルタ設定のヘルプに編集方法があります。関係のない迷惑メール対策まで一括で解除する必要はありません。

検索でも見つからず、他のメールも届かない場合は、保存容量の表示も見ます。Gmailのメールが見つからないときのヘルプでは、容量不足も確認項目に挙げられています。メールを大量に消す前に、通知サービス側の送信記録や宛先が合っているかを担当者へ確認してもらいましょう。

依頼文の例：「本日14時ごろの予約相談はサービス側に記録がありますが、通知先のGmailでは迷惑メール・ゴミ箱を含めて検索しても見つかりません。通知先アドレスと送信の記録を確認してください。」お客様のメール本文や連絡先を一式転送しなくても、最初の確認は頼めます。設定を直した後の試し方は「問い合わせフォームの送信テスト」で紹介しています。

最後に確認すること

• 通知先のアカウントで、迷惑メールやゴミ箱も検索した
• メールの有無だけでなく、予約の状態を確認した
• お客様へ、確認中か確定済みかを伝えた