InstagramのDM予約を引き継ぐ

届いた内容を先に読む

DMへ「明日の十八時、二人」と届いているのに、LINEで日付も人数も最初から聞き直すと、客に同じ作業を頼むことになります。いまの文章から分かる日時・人数を使い、足りない項目だけを残します。まだ空席を見ていないなら、最初の返答で予約確定とは書かないようにします。

DMを確認できる時間が限られる店は、その理由を短く伝えます。「営業中はDMを確認できないため、予約相談は店のLINEで確認しています」と書けば、何のために移るかが分かります。店でLINEも見ていない時間なら、移動するだけで早く返せると約束しないでください。

届いた一件を予約窓口へ移すことと、プロフィールのリンクを直すことは別です。今後の入口はプロフィールで揃えられますが、今回DMに来た客への返答は必要です。リンクを貼っただけで相手が移ったと判断せず、相談が次の窓口へ届いたかを確認します。

コピーできる要約を渡す

引き継ぎ文には、客がそのままコピーできる短い要約を入れます。店へ届いた内容を保持しつつ、予約名など不足している欄だけを足してもらえる形にします。客のDM画面全体をスクリーンショットで送るよう求めるより、必要な内容を文字で渡せます。

架空の返信例：「ご相談ありがとうございます。【十月五日十八時・二名】ですね。営業中はDMを確認できないため、店のLINEで続きを伺います。【店の追加URL】から追加し、次の文をコピーしてお送りください。『Instagramで相談した十月五日十八時・二名の予約希望です。予約名は【お名前】です。』当店から確定の返信が届くまでは、予約は未確定です。」

友だち追加用のURLは、LINEの友だち追加ガイドで作れます。個人のLINEではなく店の公式アカウントへのURLを使い、リンクを開いたときに店名が出るか確認します。追加後に相談の文を送るところまで案内し、「追加しました」で予約相談が届くと思わせないようにします。

別の窓口も用意する

すべての客がLINEを使うとは限りません。「LINEへ移れません」と返ったら、店が実際に受けられる電話やフォームを案内します。電話を案内するときは、つながる時間も添えます。受付できない時間に何度も電話してもらう形にならないようにします。

電話へ移す例：「LINEの利用が難しい場合は、【対応時間】に【店の電話】へお願いします。『Instagramで相談した【日時・人数】』とお伝えください。現在は予約未確定です。」店側にも同じ要約を残しておくと、電話を受けたスタッフが最初から聞き直さずに済みます。

客が移動する前に急ぎの取消や変更をDMで知らせている場合、窓口への移動だけを待って放置しません。店が受け取った情報として既存の受付方法へ渡し、担当へ連絡します。予約の変更が反映されたかを確認して返すことで、別窓口へ誘導したために元の席が残る事態を避けます。

次の窓口で状態を揃える

LINEで続きが届いたら、DMで分かっていた日時・人数と照らし合わせます。LINEの表示名が違うこともあるので、アイコンだけで同じ客だと断定しません。引き継ぎ文の予約条件を確かめ、空席や受付条件を確認してから台帳へ反映します。

引き継ぎのメモ例：「Instagramで【日時・人数】の相談。LINEへ移動案内済み、まだ確定していない。次の連絡を【担当】が確認する。」LINEへ同じ相談が届いたら二件の予約として登録せず、一件の相談の続きとして扱います。二重入力を客だけに防いでもらう運用にはしないでください。

予約情報の扱いについての公的Q&Aに沿い、店が知らせている利用目的の範囲で連絡先を扱います。客のトークを別の個人アカウントや、業務に関係のない場所へ転送しないようにします。移動に必要なのは予約条件の要約で、DMの全履歴や客の写真ではありません。

次の窓口で相談を引き取ったら、必要に応じてDMにも「以降はLINEでご案内します」と短く返します。どこで続きが来るかが分かれば、客が両方へ同じ相談を送る迷いも減ります。何度も窓口を変えず、最後の確定や変更を返す場所を揃えてください。

最後に確認すること

• DMで分かる内容をコピーできる要約へ残した
• 移動の理由と未確定を伝えた
• 次の窓口で同じ相談を二重予約にしていない