電話・LINE・ネット予約の重複を防ぐには

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   今の予約表を一つ選ぶ

   紙の台帳、共有の表、予約サービスの管理画面のうち、今日の空席を判断するときに全員が見るものを一つ選びます。新しい表を作る前に、今の表へLINE受付も書けるか確認します。

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   約束する前に受付を残す

   電話中やLINEの確認中に、希望日時・人数・名前・受付方法と担当者を一行に残します。その内容だけで席を確保した扱いなのか、まだ空席確認中なのかも書き分けます。同じ日時の確認中・仮押さえがあれば、その担当者へ状況を聞いてから席を約束します。

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   確定と変更を同じ行へ反映する

   受けられると確認できたら、元の行を『確定』へ変え、日時・人数をお客さまへ返します。変更やキャンセルも別のメモだけに残さず、この行へ反映します。ネット予約を手で転記する場合は、予約番号も添えて二重登録を確認します。

一行に残す例

今の表の備考欄へ、次のように書く方法でも始められます。名前・日時・担当者は架空です。『確認中』の意味を、店内で同じにしてください。

ネット予約の自動確定

電話で最後の席を受けた直後に、ネットでも同じ席が予約される可能性は、手元の表だけでは解消できません。今使っている予約サービスへ、『電話・LINEで入れた予約も、ネットに出す空席数へ反映されるか』を確認します。

例えば、レストランボードの予約管理機能では、ホットペッパーグルメとの予約情報・在庫情報の連携が案内されています。この説明だけで、別の予約サイトやLINEの会話もすべて自動連携すると考えないようにします。

連携しない窓口があるなら、ネット用と電話・LINE用の席数を分けて管理するか、手動受付のたびにネットの空席も更新する運用を選びます。席を分ける場合は、両方に同じ席を数えないことが前提です。忙しい時間に更新が間に合わないなら、設定変更を重ねる前に予約サービスの担当へ運用を相談します。

同じ人から二つ届いたら

名前と時間が似ていても、別のグループの予約かもしれません。すぐに片方を消さず、人数と予約番号、受付方法を見て、お客さまへ確認します。TableCheckの重複予約の確認方法では、同じ店舗・日付・時間帯の予約通知と、各メールの予約IDを照合する方法が案内されています。

文例：『10月10日18時・4名様で、ネット予約とLINEのご相談を確認しています。同じ一件のご予約でしょうか。それとも別のご予約でしょうか。確認して、店の予約表を整理します。』

同じ一件と分かっても、ネット側の予約を消すと決済やキャンセルの扱いが変わる場合があります。使っているサービスの処理方法を確認し、店の表だけを直して完了にしないようにします。

最後に確認すること

• 空席を判断する予約表を全員が同じにした
• 確認中・仮押さえ・確定の違いを、今の表へ残せる
• ネット予約と手動受付で、同じ席を二重に販売しない設定・運用を確認した