予約の変更・キャンセルはどこへ？飲食店の案内文例

予約方法ごとに窓口を決める

変更先を全部『お問い合わせください』にすると、どこから予約したお客さまも連絡先を探すことになります。今のお店の受付方法に合わせ、下の表で使う行だけ選んでください。

ページと確定返信に載せる文例

掲載文の例：『変更・キャンセルは【電話番号またはLINE】へ、ご予約名・日時と変更内容をお知らせください。当日のご連絡は【当日使える窓口】へお願いします。電話受付は【曜日・時間】です。』連絡方法と受付時間は、自店のものに置き換えます。

予約確定の返信例：『10月10日18時・4名様で承りました。変更やキャンセルは、このLINEへ予約名・日時を添えてお知らせください。当日のご連絡は【電話番号】へお願いします。【店で採用している予約条件の案内】』日時と人数は架空です。

予約条件が別のページにあるなら、確認できるリンクを添えます。条件を案内していないのに、文例だけで『前日から料金が発生』などの期限・金額を付け足すことは避けます。

ネット予約の変更ボタンが使えない場合

予約サービスの操作は、お店の設定や予約内容によって違います。例えばTableCheckの予約変更方法では、予約確認ページから変更する方法と、変更できない場合に店へ問い合わせる案内があります。TableCheckのキャンセル方法でも、キャンセルボタンが出ない場合などは店へ連絡するよう案内されています。

自店のページには、『予約確認メールの案内から変更できます。操作できない場合は【店の連絡先】へ、予約番号と変更内容をお知らせください。』のように、行き止まりの後の連絡先も載せます。利用中の予約サービスで、その方法が使えるか確認してから掲載します。

日程変更を希望するお客さまへ、一律に『先にキャンセルして取り直してください』とは案内しません。取り直す席がない場合や、キャンセル時の処理が発生する場合もあるため、利用中のサービスと予約条件に合わせて案内します。

変更確認中と完了後の返信

次は、元の予約を残して日程変更を確認する場合の架空例です。実際に席を残しているときだけ使い、日時・人数も自店の予約に置き換えます。まだ空席を見ていない場合：『変更希望を確認しました。10月11日18時・4名様へ変更できるか確認してご連絡します。現時点では、元の10月10日18時のご予約を残しています。』

変更を反映した後：『10月11日18時・4名様へ変更しました。元の10月10日のご予約は変更済みです。ご来店をお待ちしています。』キャンセルを反映した後は、『10月10日18時・4名様のキャンセルを受け付けました。』のように、対象を明記します。

料金や返金の案内が必要な場合は、確認した予約条件と実際の処理内容を添えます。予約サービスからも通知される場合は、その完了状態を確認し、店の台帳にも同じ変更を残してください。

最後に確認すること

• 予約案内と確定返信に、変更・キャンセルの連絡先がある
• 当日の連絡先は、実際に対応できる窓口になっている
• 変更希望の受信と、予約変更の完了を分けて返信できる