LINE公式の予約相談をタグで分ける

未読だけに頼らない

相談を開くと未読ではなくなりますが、空席を確認して返す仕事はまだ残っているかもしれません。客の返事を待つ相談と、店が返すべき相談を同じ未読一覧で追うと、次の作業が分かりにくくなります。いま止まっている一件だけ、何を待っているかを見てみます。

例えば「土曜に8名」の相談を店長へ確認しているなら「空席確認中」、提案した時間について客の返事を待っているなら「客の返事待ち」です。「大切なお客様」「予約」という広い名前だけでは、誰が次に動くのかが分かりません。

LINEのチャット操作ガイドには、未読・要対応・対応済みなどの一覧と、ユーザーに付けるタグが案内されています。「未読・既読」と「店が返す作業が残っているか」は、分けて管理できます。必要のない分類を増やさず、いま見落として困っている仕事に合わせます。

無料範囲で状態を作る

Web版のチャット設定からタグを作成し、該当ユーザーへ付けます。LINEのチャット設定の手順では、無料範囲で作成できるタグは最大5個です。チャットの公式手順では、無料範囲で一人に付けられるタグは1個と案内されています。上限を超える方法を前提にせず、少ない分類で始めます。

下は、予約相談の状態を一つずつ選ぶ架空例です。確定した予約は店の予約表で管理し、LINEのタグはやり取りを探すために使います。満席で断った相談と、まだ返答をしていない相談を同じ状態にしないようにします。

付け替える場面を決める

タグをいつ変えるかは、「返信した後」「客から返事が来たとき」のように、普段の操作に合わせます。例えば空席確認の結果を提案したら「空席確認中」から「客の返事待ち」へ変えます。やり取りのたびに詳しい記録を別の表へ作る必要はありません。

無料で一人に一つのタグを使う場合、新しい相談が来たら以前の「対応終了」を残したままにしないようにします。ただし、その人に来月の確定予約があっても、新しい相談は別の用件かもしれません。タグは人に付くため、複数の予約をそれぞれ管理する台帳の代わりにはなりません。

客へ確定と返す前に予約表を確認する手順は、タグの設定とは別に残します。担当者がタグを「対応終了」にしただけで、別スタッフが空席と判断して売る運用にはしません。席の確保と、LINE相談への対応終了を取り違えないことが必要です。

同じ客から二つの用件が来た場合、タグ名へ日付や予約数を詰め込むより、まず未処理の内容を一文残します。「今月の予約は確定。来月の貸切相談だけ店長確認中」のように、タグでは表せない違いを補えます。複数の確定予約は、そのまま店の予約表で分けて管理します。

返すべき一件から探す

営業の合間に一覧を見るなら、まず店側に作業が残る「空席確認中」「店内確認中」を見ます。「客の返事待ち」は、勝手に予約確定へ変えず、店で決めた期限や仮押さえの条件に合わせます。客へ期限を伝えていなかったのに、タグの付いた日だけで席を解除しないでください。

要対応の表示も、店が返す仕事を探す目印に使えます。担当者の決まっている一件を他のスタッフが返すときは、提案済みの日時や条件を読んでから対応します。タグ名だけ見て新しい提案を送ると、同じ客に違う空席案内が届く原因になります。

引き継ぎ文の例：「この相談は貸切の最低料金を店長へ確認中です。客にはまだ金額を返していません。店長の確認後にこのトークへ返してください。」状態と次の作業だけ書けば、長い経緯を全員へ送り直す必要はありません。

相談を探しにくいからとチャットルームを削除すると、履歴を失う場合があります。分類を整理する作業と履歴の削除は別です。いま返すべき相談を一つ見つけられる形を先に作り、削除や有料オプションの購入は必要性を確かめてから検討します。

最後に確認すること

• 未読と、返答の作業が残る状態を分けた
• 無料範囲で一人一タグの運用を決めた
• 席の確保はタグではなく予約表で確認している