LINE公式に店の返信定型文を登録

繰り返している文を選ぶ

いまのトークで、何度も入力している案内を一つ選びます。駐車場への道順、店が使える決済方法、コースの案内ページなどが候補です。最初から全種類の返信集を作る必要はありません。スタッフが実際に迷った一件から登録できます。

固定の文と、送るたびに変える箇所を分けます。店の住所や決済方法は共通でも、予約日時・人数・仮押さえ期限は客ごとに違います。昨日の予約確定文を丸ごと使うと、別の日付や名前を送るおそれがあります。

常設案内の架空例：「駐車場は店の建物の北側です。店名表示のある【区画】をご利用ください。入口の写真はこちらです。【公開ページURL】」方角と区画を、実際に使える場所へ置き換えます。近隣店の駐車場や、使えない区画を案内に足さないでください。

登録名で探せるようにする

Web版のチャット設定で「定型文」を開き、新規作成します。LINEのチャット設定の手順に、作成済みの検索や編集・削除の方法があります。管理用の名前は「駐車場案内」「支払い方法」など、スタッフが返したい内容を探せる言葉にします。

名前に「返信1」「文章2」とだけ付けると、本文を開くまで用途が分かりません。似た文が並ぶ場合は「通常席の確定」「貸切の見積り確認」のように役割を区別します。ただし、店で使わない種類を形式だけで増やさないようにします。

日付を差し替える定型文なら、本文へ【予約日】【時間】【人数】などを置いておきます。これは差し替える場所を見つけるための表記で、自動で予約情報が入ると保証するものではありません。LINEのチャット操作ガイドを見ながら、呼び出した文を自分の画面で編集できるか確かめます。

送る前に今回の内容を入れる

下は定型文を呼び出した後の確認例です。名前の差し替えだけで済むか、条件の確認が必要かを分けます。定型文へ予約確定という言葉があっても、その場で席を確保できたことにはなりません。

呼び出す前に、客が聞いている内容を一度読みます。「駐車場はありますか」と「車椅子で入れますか」へ、同じアクセス案内だけを返すと質問が残ります。用意した文で答え切れない部分はその場で補い、確かめていない設備を使えると案内しないでください。

差し替え後の架空例：「佐藤さま、十月五日十八時に四名さまで承りました。」送る前に、この日時と人数が台帳と同じかを見ます。【予約日】が残っていないだけでは十分ではありません。昨日の値が入っていないかも確認します。

古い案内を残さない

価格や営業条件を変えたら、それを含む定型文も更新します。ホームページだけ新しくして、スタッフの返信が旧価格のままでは行き違いが残ります。長いメニュー価格を全部定型文に入れるより、更新している公開メニューへ案内できる形も選べます。

更新をスタッフへ伝える文例：「駐車場案内の定型文を、店前から建物北側へ変更しました。今後は『駐車場案内』を呼び出し、端末に保存した旧文章は使わないでください。」何が変わったかを一文で伝え、古い文を同じ名前で複数残さないようにします。

PCのチャットではEnterキーで送信する設定もあります。長い文章を直している途中に送信してしまう場合は、チャットの基本設定で送信方法を確認します。公式手順では、この送信方法の設定が他の利用アカウントにも適用されると案内されています。自店だけの変更と思い込まず、普段使うアカウントも確認します。

動作確認では、テスト用の相手へ定型文を一つ呼び出し、必要な箇所を変えて送ります。客の名前や予約情報を使わず、【テスト名】と分かる内容で確認できます。スタッフ自身がどこから呼び出すかを見つけられれば、店主が毎回原文を送り直す手間も減らせます。

旧条件を送ったと分かった場合は、新しい文を無言で送るより、訂正箇所を伝えます。「先ほどの案内は旧営業時間でした。現在は【正しい時間】です。申し訳ありません」と返せます。定型文を直す作業と、すでに誤った案内が届いた相手への対応を分けます。

最後に確認すること

• 実際に繰り返している返答を一つ登録した
• 自動応答と手動の定型文を区別した
• 日時や利用条件を今回の相談へ差し替えてから送る