飲食店の売上日報：Excelへの転記を減らす入力例

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   今の表で使う数字を決める

   『その日の税込売上』を見たいのか、『現金で受け取った金額』を見たいのかを分けます。日報の売上欄には、毎日同じレジの集計項目を使います。現金・キャッシュレスの金額を混ぜて、日によって違う意味の数字を入れないようにします。

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   一日分を一行へ入れる

   今のExcelに、日付と売上が並んでいれば、その列を使います。まず今日の分を一行へ入力し、週の合計など同じ数字をまとめ直す場所は式にします。忙しい日に使わない項目を、最初から増やす必要はありません。

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   レジと同じ期間で照合する

   数日分を入れたら、表の合計とレジの同じ期間の集計を比べます。合わない場合は、一日抜けていないか、同じ日を二回入れていないか、売上の定義が揃っているかを確認します。

日付と売上だけで始める例

次の数字は架空です。ExcelのA1に『営業日』、B1に『税込売上（円）』を置き、2〜4行目へ入力する想定です。金額は『58,000円』という文章ではなく、計算に使える数値として入れます。

合計を手で書き直さない

上の配置なら、B5へ =SUM(B2:B4) と入力すると、3日分の合計は192000になります。Excelの入力と合計の基本では、数値の入力とオートSUMの使い方が案内されています。行が増えたら、合計の対象もその日まで含むようにします。

月末まで毎日行を足す表なら、最初にその月の営業日分の行を用意し、合計行を下に置く方法でも構いません。合計式の範囲に、途中の小計や前月の合計が混ざっていないかを確認してください。別の紙や報告書へ同じ数字を書く必要がある場合も、まず元になる売上はこの表かレジのどちらかに決めます。

レジのCSVを使えるなら

数日分をまとめて転記しているなら、レジに日別のCSV出力があるか確認します。CSVは表として開けるデータです。必要な期間の日付と売上を取り込めれば、毎日の数字を一つずつ打ち直さずに済む場合があります。レジの集計だけで必要な報告ができるなら、Excelへ移す工程自体を省けます。

例えばAirレジの売上CSVの出力方法では、パソコンのブラウザから期間を選んで出力する手順が案内されています。AirレジアプリからはCSVを出力できません。売上集計と会計明細は内容が違うため、日別の合計が欲しいのか、一会計ずつの明細が欲しいのかを選びます。

同じ期間をもう一度読み込む場合は、前の分へ単純に追加すると重複します。前の期間を差し替えるのか、まだ入れていない日だけを追加するのかを決め、合計をレジと照合してください。CSVを使う前の元データは、修正せずに残しておきます。

数字が合わないとき

まずレジ側の売上項目と集計日の区切りを確認します。深夜営業のお店では、午前0時以降の会計が前日の営業分になる設定もあるため、Excelの日付を単純な暦日へ変えないようにします。設定が分からなければ、レジのヘルプや担当者に『日別集計の日付の区切り』を聞きます。

Airレジでは、CSVの売上項目や返金額の意味も公式ヘルプに載っています。他のレジでも同じ項目名・計算とは限りません。現金が合わない問題と売上合計が合わない問題を分け、違っている日と、比較した項目名を一つ控えて相談すると確認しやすくなります。

最後に確認すること

• 日報の売上欄へ、毎日同じ意味の数字を入力している
• 合計式に必要な日が入り、小計や同じ日の重複が混ざっていない
• レジと同じ期間・同じ集計項目で合計を比べた